Sélection D 'Un Volume

Le choix du volume, c 'est - à - dire le choix du lieu où le volume doit être établi, signifie à quel niveau se situe le volume de la correspondance de l' organe ou de l 'organe ou de l' unité de l 'organe qui est responsable du volume.

La taille de l 'organe varie, de même que la structure interne de l' organe.

Le choix judicieux des volumes doit faire l 'objet d' études approfondies et être déterminé en fonction des circonstances propres à chaque organe, le principe général étant que les volumes doivent être établis là où ils sont le mieux à même de produire et de traiter les documents, de manière à faciliter l 'établissement des documents en temps normal et à améliorer la qualité et l' efficacité du travail de l 'organe.

Les facteurs pertinents à prendre en considération pour le choix de l 'organe dans l' établissement du volume sont les suivants:

1 \ \ \ 10.

Par exemple, la réception et la distribution des documents, leur distribution, leur catalyse, leur gestion, etc.

C 'est ainsi que l' on pourra mieux comprendre le processus de formation de la correspondance, maîtriser les liens historiques entre les documents et assurer la qualité des volumes.

2) La quantité de documents à traiter (volumes) est exigée.

Le nombre excessif de documents influe inévitablement sur la compréhension de leur formation, ce qui permet d 'envisager de séparer les volumes successifs des volumes successifs des services de secrétariat.

Le nombre de documents est trop faible, ce qui suppose d 'envisager la centralisation.

3) La répartition des locaux de l 'organe est également prise en compte pour l' établissement du volume.

Les départements de l 'Agence sont centralisés, les volumes peuvent être regroupés.

Les bureaux sont décentralisés et les volumes sont décentralisés.

4) Il faudrait également tenir compte du nombre et de la dotation en personnel des services de secrétariat et de leur connaissance des opérations.

Les différentes unités administratives

Le choix de la chaîne hiérarchique devrait généralement être adapté à la structure organisationnelle du traitement des instruments institutionnels.

Des formes centralisées, décentralisées ou combinées à la dispersion peuvent être utilisées.

1) pour certains organes plus petits ou groupes de base, la structure organisationnelle interne est relativement simple, les effectifs sont peu nombreux et les locaux sont plus centralisés et se forment chaque année.

Pas beaucoup.

Dans ce cas, on pourrait envisager d 'adopter une approche centralisée, c' est - à - dire la centralisation des travaux (volumes) dans les bureaux ou les secrétariats des organes.

2) pour certains organes de taille moyenne ou plus, ils ont généralement plus de deux niveaux d 'Organisation et peuvent adopter une approche décentralisée ou partiellement centralisée ou fragmentée, en fonction de leur proximité, de la répartition des tâches, du volume de la documentation et de l' Organisation des travaux de secrétariat.

En particulier, si les bureaux extérieurs sont dispersés, si le volume de la documentation est plus important et si la Division des tâches est plus claire, on pourrait envisager d 'établir des liens entre les différents volumes; si certains organismes sont plus concentrés et que le volume de la documentation n' est pas très important, on pourrait envisager de se concentrer sur le volume de la documentation.

Les départements sont organisés (volumes).

3) dans le cas des organisations ayant des caractéristiques particulières en matière de comptabilité, de personnel, de visites, de sécurité, etc., il peut être envisagé qu 'elles établissent leurs propres volumes (volumes) afin de faciliter le travail de ces unités.

4) Il convient de sélectionner et de sélectionner les traducteurs.

Dans un organe organisationnel, il serait préférable d 'envisager de recruter du personnel de secrétariat pour les tâches de messagerie et de réception internes, de fonctionnement, de catalyse, etc.

Ces fonctionnaires connaissent bien l 'historique de la correspondance, les liens historiques entre les documents et le processus de traitement de la correspondance au sein des organes.

Leur gestion (volumes) permet de tirer pleinement parti de ces atouts et d 'améliorer l' efficacité et la qualité de l 'archivage des documents.