プロジェクトドキュメント管理規定を作成する方法

構築方法プロジェクトドキュメント管理規定

各業界および各プロジェクトの個性から、ニーズ管理者実際の状況に合わせて自分に合ったものを作るドキュメント管理規定。（ソフトウェアドキュメント管理ガイド）とコンピュータソフトウェア製品開発ファイル作成ガイド（以下、総称してガイド）は、関連するガイドを提供してくれました。まず、ソフトウェアプロジェクトドキュメントに関する具体的な分類を明確にします。『ガイド』に提出された文書は重要性と品質要求の面から非公式文書と正式文書に分けることができ、プロジェクトサイクルの角度から開発文書、製品文書、管理文書に分けることができ、より詳細には、フィージビリティスタディ報告書、プロジェクト開発計画、ソフトウェア需要説明書、データ要求説明書、概要設計説明書、詳細設計説明書、データベース設計説明書、ユーザーマニュアル、操作マニュアル、モジュール開発ボリューム、テスト計画、テスト分析報告書、開発進捗月報、プロジェクト開発総括報告書。このような分類は、プロジェクトの進行中に各段階で管理する必要があるドキュメントを細分化しています。

次に、プロジェクトドキュメントを分類して整理する必要があります。次に、EDWプロジェクトグループのドキュメントの状況とソフトウェアドキュメント管理ガイドを比較分析します。比較すると、規範管理されていないEDWプロジェクトグループドキュメントには次の4つの問題があることがわかります。

問題1：プロジェクトチームは開発初期に業務部門と科学技術部門に対して需要と情報調査を行い、一部のソフトウェア需要とデータ需要説明書の内容をカバーすることができるが、業務部門がプロジェクト需要の説明と変更に対する文書記録が不足している。この文書の一部は、適切なディレクトリを作成して保存する必要があります。

問題2：設計説明について、システムが複雑な場合、設計段階は概略設計と詳細設計の2つのステップに分解しなければならない。現在、EDWプロジェクトグループはETLモジュールに概要設計説明書を提供しているだけで、個別にディレクトリを保管するのではなく、他の設計文書と混乱して一緒に置いている。複雑なアプリケーション開発プロジェクトの場合は、この2つの設計説明文書をカタログ管理する必要があります。

問題3：プロジェクトテスト検収では、プロジェクトグループはテスト計画文書とテスト結果報告を規約化する必要はなく、テスト中の問題文書だけを重視しているため、テストの進行状況と品質をコントロールすることができない。

問題4：EDWプロジェクトグループの作業はモデル設計、ETL、市場応用の3つの作業グループに分けられ、対応する文書管理はこの3つのテーマを中心に行う必要がある。その中で、モデル設計とETLはすべてデータ倉庫プロジェクトの実施モジュールであり、市場応用はデータ倉庫の基礎に構築された小さなプロジェクト開発を含む。したがって、文書管理もこの3つの部分の異なる性質に対して管理規則を制定しなければならない。

比較分析を通じて、EDW文書管理に存在する問題に対して、EDWプロジェクトグループは最終的に共通規則に基づいて正式なプロジェクト文書管理規定を確立した。具体的には以下の5点が規定されている。

（1）文書を2つの大部分に分けて管理する：プロジェクトの一般的な文書とプロジェクトのアーカイブ文書。一般的なドキュメントの発行と使用は、プロジェクトグループ内のチームメンバータスクに応じて権限分割されます。プロジェクトアーカイブドキュメントは、プロジェクト管理責任者（またはプロジェクトドキュメント管理者）によって、プロジェクト内の重要なドキュメントを通常のドキュメントから分類してアーカイブします。

（2）一般的な文書管理ディレクトリは、プロジェクトの日常管理文書とプロジェクトプロセス管理文書に分けられる。

（3）日常管理文書には、プロジェクト報告、議事録、プロジェクト管理テンプレート、重大な問題追跡、データ品質管理が含まれる。プロジェクトレポートはまた、個人週報、グループ週報、プロジェクト週報、プロジェクトブリーフィング、プロジェクトブリーフィングに分けることができる。すべて異なるディレクトリに基づいて分類管理されています。

（4）完全なプロジェクト開発、アプリケーション開発プロセス文書を提出する。一般的には、プロジェクト計画、業務需要説明書、データ需要説明書、モジュール、アプリケーション開発文書、システムテスト文書、詳細設計文書、システムテスト文書、ユーザーマニュアル、オンライン文書、トレーニング資料、システム運行メンテナンスなどが含まれている。

（5）すべてのプロジェクト構成員はVSSソフトウェア環境下の対応ユーザーを確立し、それぞれ以上の各種類の文書に対する読み取り、書き込み、追加、削除権限を持っている。各プロジェクトチーム長が保存済み文書の提出品質を保証する、ドキュメント管理者またはプロジェクトマネージャが、プロジェクトドキュメントの各段階での提出状況を全体的に把握します。プロジェクトドキュメント管理規範が制定された後、重要なのはみんなが「規則に従って実行する」ことで、ごちゃごちゃした保管モードを整然としたものにすることです。